گزارش نویسی(قسمت سوم)

گزارش نویسی(قسمت سوم)

16:36 1394/11/19

برای تنظیم گزارش چه مراحلی را می باید طی کنیم؟

نظم و ترتیب در کلیه علوم و به ویژه مدیریت و علوم اداری و بخصوص برنامه ریزی سرآغاز کار می باشد.در امر گزارش نویسی نیز طی مراحلی به قرار زیر مورد نیاز است.


برای تنظیم گزارش چه مراحلی را می باید طی کنیم؟

نظم و ترتیب در کلیه علوم و به ویژه مدیریت و علوم اداری و بخصوص برنامه ریزی سرآغاز کار می باشد.در امر گزارش نویسی نیز طی مراحلی به قرار زیر مورد نیاز است.

  • مرحله اول - آمادگی، آماده شدن برای تهیه گزارش.
  • مرحله دوم – جمع آوری اطلاعات.
  • مرحله سوم- تنظیم اطلاعات.
  • مرحله چهارم- تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری.
  • مرحله پنجم- تنظیم و نگارش.

نمودار شماره 4 نمایشگر مراحل مختلف تهیه گزارش می باشد که برای مطالعه و ملاحظه خوانندگان ارجمند در یک نگاه ارائه می گردد.

 

 

 

 

 

 

 

اینک بشرح هر مرحله خواهیم پرداخت.

مرحله اول – آمادگی:

در این مرحله طی قدمهایی به قرار زیر لازم است:

  1. باز شناسی هدف و هماهنگ نمودن آن با مأموریت و موضوع گزارش- در اینجا هدف را مورد مطالعه قرار داده و با موضوع گزارش تطبیق نموده و تقریبا هماهنگ می گردد.
  2. تنظیم برنامه – در اینجا برنامه لازم تهیه می شود که اهم آن به قرار زیر است:
    • برنامه کلی و اولیه
    • برنامه جمع آوری اطلاعات
    • برنامه تجزیه و تحلیل اطلاعات
    • برنامه تدوین و نگارش گزارش
    بدیهی است می توان برنامه های مزبور را در شکل برنامه زمانبندی شده نیز تنظیم کرد.
  3. انتخاب و یا طرح چارچوب گزارش- در اینجا لازم است که چارچوب و شکل گزارش انتخاب شود. در برخی از مؤسسات شکلهای گوناگون گزارش استاندارد شده و بعضا بصورت فرم درآمده است. بنابراین ایجاب می نماید که مناسب ترین آنها را انتخاب کرد و یا طرحی نو درانداخت و چارچوب مناسبی طراحی و بر اساس آن اقدام نمود.
  4. تبادل نظر با مقام دستور دهنده- در اینجا لازم است که حاصل کار با مقامی که دستور تهیه گزارش را داده است، ارائه گردد و تبادل نظر شود که ایده ها و افکار و خواسته های دستوردهنده با انچه که تهیه کننده گزارش در نظر دارد هماهنگ شود بدیهی است حاصل کار همان است که مورد نظر بوده.

مرحله دوم – جمع آوری اطلاعات:

بدون شک خوانندگان عزیز استحضار دارند که پایه و اساس هر گزارش اطلاعات دقیق و مطمئن و صحیح بوده که با اصول علمی می باید تهیه گردد.

برای جمع آوری اطلاعات سه روش وجود دارد که عبارتست از مشاهده، مطالعه،مصاحبه

مشاهده – عبارتست از دیدن و ملاحظه یک شی، پدیده و یا واقعه ای که وجود داردایجاد شده، در شرف ایجاد است و یا مقدمات آن برای به وجود آمدن فراهم گردیده است.تهی کننده گزارش می باید دقیقا موارد را با روش علمی مورد مشاهده قرار دهد و تا آنجا که ممکن است این کار را با دقت و عمیق انجام دهد. در اینجا لازم است شعری از مولانا شاهد مثال آوریم که بیانگر مشاهدات عامیانه است.

چشم باز و گوش باز و این عمی حیرتم از چشم بندی خدا

مطالعه – مطالعه در لغت به معنای به دقت نگریستن در چیزی برای وقوف یافتن به آن – خواندن کتاب یا نوشته ای و فهمیدن آن و اطلاع یافتن از چیزی یا ادامه نظر در آن – خواندن کتاب یا نوشته دیگر و دقت کردن در آن و در جائی دیگر در مقابل کلمه بررسی نیز آمده است.

به طور کلی مطالعه در امر گزارش نویسی عبارت است از: بررسی محل و موقعیت آن و معاینه و بررسی موضوعف مورد، شیء و همچنین خواندن سوابق، اسناد و مدارک، پرونده،قوانین و مقررات و دستورالعملها، کتاب و سایر مکتئبات که در ارتباط با موضوع مورد نظر نوشته شده و همچنین سملاحظه و دیدن عکسها و نقشه ها و نهایتا بررسی همه جانبه پیرامون عوامل تشکیل دهنده یک واقعه یا حادثه و یا پدیده به طرق علمی می باشد.

گزارشگر می باید مواردی را که در حیطه هدف و موضوع گزارش است، بدقت مورد مطالعه علمی و پژوهشی قرار دهد.

مصاحبه – مصاحبه در لغت به معنای ، با کسی صحبت کردن، با کسی یار و همدم شدن(مصاحب) و در اصطلاح صحبت کردن با دیگران برای بدست آوردن اطلاعات و نیز به جهت نیل به هدفهای خاص و یا اینکه پی بردن به خصوصیات و اخلاق فردی انها باشد. در اینجا صحبت کردن با دیگران به جهت تحصیل اطلاعات از حادثه ای که به وقوع پیوسته و یا اینکه در حال انجام است و با بهره گیری از دانش ، تحصیل و آگاهیهای آنها می باشد.

تهیه کننده گزارش برای بدست آوردن اطلاعات جدید علاوه بر آنچه که خود دیده است و یا اینکه در پرونده ها و کتب و سوابق امر مطالعه نموده و نیز برای تکمیل اطلاعات تحصیل شده می باید با دیگران صحبت کند و از اطلاعات آنها سود جوید. او می باید با شاهدان عینی که در زمان وقوع حادثه و یا انجام موضوع خاص حضور داشته اند صحبت کند. از این طریق اطلاعات لازم را تحصیل نماید. در بعضی اوقات گزارشگر می باید با افراد مجرب و مطلع و و تحصیل کرده و متخصص در زمینه موضوع گزارش بحث و تبادل نظر نموده و اطلاعات لازم را تحصیل نماید.

مصاحبه همانند مشاهده و مطالعه دارای روشهای مختلفی است که با توجه به نوع کار می توان یکی از انها را انتخاب نمود و بر اساس ان کار خود را شروع کرد. در اینجا بد نیست بدانیم:

  • مصاحبه؛ نوعی مذاکره است برای دریافت اطلاعات، نه محاکمه و مجادله.
  • در انتخاب افراد برای مصاحبه موفقیت و دریافت اطلاعات حقیقی از آنها هنر و تخصص گزارشگر است.
  • چنانچه محیط مصاحبه آرام، بدور از برخورد و تضادهای فکر و با تفاهم بوده باشد نتیجه صحیح ،منطقی، مطمئن و قابل اعتماد خواهد بود.

قبل از ورود به بحث جدید، لازم است که اضافه نمائیم که برای جمع آوری اطلاعات، بدوا می باید نیازهای اطلاعاتی را مشخص نمود و منابعی را که اطلاعات در آنجا وجود دارد، شناسائی کرده و از وسائل مختلف مادی نیز همانند: دوربین فیلمبرداری و عکاسی، ضبط صدا، آزمایشگاههای لازم و تخصص متخصصین بهره گرفت.

چنانچه بتوانیم از عناصر تحقق واقعه: که؟ کجا؟ کی؟ چه؟ چرا؟ چگونه؟ بطور علمی و صحیح در امر جمع آوری اطلاعات بهره گیری نمائیم، حاصل کار مطلوب و با ارزش خواهد بود. چرا که هیچ امری خارج از عناصر فوق بوقوع نمی پیوندد.

مرحله سوم – تنظیم اطلاعات جمع آوری شده:

آنچه تاکنون بدست آمده تقریبا غیر منظم و در شکلهای یادداشت، فیلم و عکس، نمودار، نقشه، کروکی، امار، ارقام و گذشته های مختلف می باشد که حجم بسیار زیدی را به خود اختصاص می دهد و به هیچ وجه نمی توان آنها را به گزارش گیرنده و در همان وضعیت ارائه کرده بنابراین لازم است که اطلاعات مزبور اصطلاحا آماده شود. برای آماده نمودن اطلاعات، قدمهایی به قرار باید برداشته شود.

  • طبقه بندی و رده بندی – اطلاعات جمع آوری شده بر اساس موضوع و یا سایر مشترکات طبقه بندی می شود.
  • تلخیص – اطلاعات مفصل خلاصه می شود.
  • تبدیل – آمار و ارقام تبدیل به: جدول، نمودار و... می شود.
  • تلفیق – مطالب را با یکدیگر وفق داده تا مجموعه اطلاعات بطور یکجا فراهم و در دسترس قرار گیرد.

مرحله چهارم – تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری:

اطلاعاتی که تحصیل شده است و با شیوه علمی با طی مرحله سوم، تنظیم گردیده مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. تجزیه و تحلیل ظاهرا دو کار جداگانه است. که بر اساس ان رابطه علیت و نارسائیها شناسائی می شود. تجزیه و تحلیل پایه و مبنای بیشتر علوم است و می تواند در کلیه کارهای مربوط به علوم جامعه شناسی، قضائی، مدیریت، اداری و اجتماعی و در شناخت مشکل انسان را یاری دهد. گرچه در گزارشهای اطلاعاتی فقط اطلاعات آماده شده ارائه می گردد. اما در مورد گزارشهای مدیریتی ، پژوهشی و تحقیقی، اداری و مالی و فنی، گزارشگز ابتدا می باید به امر تجزیه و تحلیل پرداخته و نتیجه را در گزارش خود مطرح سازد. برای انجام تجزیه و تحلیل منطقی لازم است که موارد زیر در نظر گرفته شود:

  • مطالعه دقیق کلیه اطلاعات جمع آوری و آماده شده.
  • تجزیه هر طبقه از اطلاعات.
  • یادداشت نمودن عنوان هر یک از اجزاء بر اساس اولویت.
  • تحلیل ذهنی و کشف رابطه علیت درباره هر جزء.
  • شناخت هریک از اجزاء و معاینه ضمنی آنها.
  • شناسایی نارسایی و مشکل هریک از اجزاء و در نتیجه شناخت نارسائیهای کلی و گرفتاری و با مشکل.
  • یادداشت نارسائیها و مشکلات و مسائل.
  • تفکر در جهت پیدا نمودن راه حل مشکل.
  • تنظیم فهرست مشکلات همراه با راه حل ها و پیشنهادات لازم.
  • تبادل نظر با صاحبنظران و متخصصین و افراد با تجربه در مورد هر یک از مشکلات و همچنین راه حلهای پیشنهادی.
  • انجام جرح و تعدیل لازم و اصلاح فهرست مزبور پس از دریافت نظرات صاحب نظران.
  • نهائی نمودن فهرست مزبور.

مرحله پنجم – تنظیم و نگارش گزارش:

برای تنظیم و نگارش گزارش باید قدمهایی به قرار زیر برداشته شود تا حاصل کار مطلوب بوده باشد. مراحل نوشتن گزارش عبارتند از:

  • تهیه فهرست مطالب
  • تنظیم و تدوین طرح( چارچوب ) گزارش
  • نوشتن مقدماتی
  • ارزیابی نوشته های اولیه
  • تنظیم و نگارش نهائی
  • تایپ و ارائه گزارش

به جهت ملاحظه کلیه موارد در یکجا نمودار شماره 5 ارائه می گردد.

 

 

 

منبع:دکتر حسین علیان 

 

698
مطالب مرتبط



لطفا با تكميل فرم ، نظرات ، پيشنهادات و انتقادات خود را در مورد مطلب منتشر شده با ما در ميان بگذاريد
پيام شما پس از تاييد توسط مدير سايت ، منتشر خواهد شد
 

 
Captcha


 


سامانه مدیریت محتوای آرمان سامانه مدیریت محتوای آرمان